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Sous la présidence d’Hervé Saulignac, des captages vidéos des séances de l’assemblée ont été réalisés par la société Webcastor, couvrant les séances du 30 juin 2014 au 10 juillet 2017.

Afin de conserver la mémoire de cette période filmée des séances du conseil départemental, les Archives départementales ont ainsi collectées les 20 vidéos réalisées, puis les ont versées au sein de leur système d’archivage électronique (SAE), devenu opérationnel en octobre 2020.

Ces vidéos, dont le poids moyen est d’environ 38 Go, sont désormais archivées dans le SAE, de manière pérenne au format MPEG-4 AVC (MP4 h264 en HD). D’un poids total d’environ 800 Go, elles représentent actuellement 78 % des données numériques archivées dans ce nouveau bâtiment numérique.

Pour pouvoir les exploiter au mieux dans le temps, chaque vidéo est accompagnée d’un fichier de description de la séance, qui indique, rapport par rapport, son titre, son rapporteur, ainsi que le minutage précis du début de l’intervention de chaque rapporteur. Ce fichier contient ce que l’on appelle en définitive, les « métadonnées » du fichier vidéo qui s’y rapporte.

Chaque séance est également pourvue d’un fichier de description des données au format d’archivage PDF/A qui permet de documenter le fichier de description des séances.

Ainsi, tel un ouvrage avec ses chapitres, le chercheur ou le citoyen curieux de mieux connaitre le fonctionnement de l’instance exécutive départementale pourra feuilleter les fichiers vidéos en fonction des matières abordées en séance.

La conservation de ces archives audiovisuelles dans le SAE des Archives départementales répond à l’obligation de transparence du service public et au besoin de constitution d’un matériau historique pour les chercheurs de demain. Publics par nature, les débats de l’Assemblée départementale deviennent accessibles à tous grâce aux archives audio-visuelles. Au-delà des sujets débattus et votés en séance, c’est toute l’ambiance de la séance, la mémoire du son et de l’image des participants qui sont ainsi retransmis et conservés. Nouvelle forme de patrimoine, les archives audiovisuelles ouvrent la voie pour les chercheurs à une exploitation différente et complémentaire des traditionnels procès-verbaux, pour une meilleure connaissance historique de la collectivité départementale et de ses acteurs.