Services de l'Etat et du Département
Définies par le code du patrimoine (art. L211-4), les archives publiques sont « les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission (...) ».
Archiver est une obligation légale pour l'ensemble des services, administrations, établissements publics, associations accomplissant une mission de service public.
La collecte, la conservation et la valorisation des archives correspondent à une nécessité juridique (faire valoir un droit, répondre à une obligation légale), scientifique (garder la mémoire des faits), citoyenne (accéder aux processus de mise en oeuvre de l'action publique) et culturelle (comprendre notre histoire et ses enjeux).
Pour en savoir plus sur les procédures de versement et d'élimination des archives, obtenir un rendez-vous ou un conseil sur l'archivage, contacter les Archives départementales au 04.75.66.98.00 ou à l'adresse archives@ardeche.fr
La gestion des archives au quotidien
Chaque agent public est responsable des archives qu'il produit ou reçoit, de la bonne tenue de ses dossiers, de leur rangement et de leur archivage.
Tant que les documents ont une utilité administrative, ils sont conservés par le service qui les a produits. Pour faciliter l'archivage et la gestion quotidienne des dossiers, il est indispensable de se préoccuper de leur bonne tenue dès leur création.
Conseils pratiques :
Connaitre la durée de conservation et le sort final des archives : le tableau de gestion
Pour connaitre la durée de conservation des documents, savoir repérer les documents à éliminer et ceux à conserver définitivement, les Archives départementales recommandent d'élaborer un tableau de gestion des archives. Instrument de gestion des archives courantes et intermédiaires, il sert à définir la durée d'utilité administrative (DUA) et le sort final des archives. Il facilite ainsi la gestion des archives dans les bureaux (gain de place, de temps de recherches) et la conservation des documents à forte valeur ajoutée. Pour certains services, il existe aussi des instructions interministérielles qui déterminent la durée de conservation et le sort des documents.
Contacter les Archives départementales pour tout renseignement sur les tableaux de gestion.
Pour en savoir plus :
Eliminer des archives
Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles : elles ne peuvent être éliminées sans le visa préalable du directeur des Archives départementales, au titre du contrôle de l'Etat sur les archives publiques, même si leur élimination est prévue par un texte ou un tableau de gestion.
Le service souhaitant éliminer des documents établit un bordereau d'élimination (à télécharger ci-dessous), qu'il soumet pour visa au directeur des Archives départementales avant de procéder à la destruction. En signant le bordereau, le service atteste que les documents n'ont plus d'utilité administrative ou juridique.
Pour plus de renseignements ou si vous n'avez jamais effectué d'éliminations, contacter les Archives départementales.
Pour en savoir plus :
- Eliminer des archives publiques, mode d'emploi
Documents utiles :
- Formulaire bordereau élimination format Excel
- Formulaire bordereau élimination format Open Office
Verser des archives aux Archives départementales
Le versement des archives publiques à l'issue de leur durée d'utilité administrative (DUA) aux Archives départementales est une obligation légale.
Le versement correspond au transfert aux Archives départementales des documents ayant atteint le terme de leur durée d'utilité administrative et devant être définitivement conservés pour leur intérêt historique.
Aucun versement n'est accepté sans transmission préalable d'un bordereau (à télécharger ci-dessous) dressant la liste descriptive des documents transférés afin de faciliter les recherches futures.
Le bordereau de versement est un document contractuel visé par le chef du service versant et par le directeur des Archives départementales, valant procès-verbal de décharge et de prise en charge. Chaque service, producteur de ses archives, est responsable de la préparation du versement.
Pour plus de renseignements ou si vous n'avez jamais effectué de versements, contacter les Archives départementales.
Pour en savoir plus :
- Verser des archives publiques, mode d'emploi
Documents utiles :
Consulter des archives versées aux Archives départementales
Le service versant peut toujours avoir communication des documents qu'il a versés : ceux-ci sont à sa disposition exclusive s'ils ne sont pas encore librement communicables au public et à d'autres services.
Pour toute demande de communication, contacter les Archives départementales (04.75.66.98.00 ou archives@ardeche.fr) en indiquant la cote et l'intitulé du document demandé (informations mentionnées sur le bordereau de versement transmis).
Pour les dossiers trop volumineux et pour les administrations situées en dehors de Privas, les Archives départementales n'assurent pas le transport des documents : la consultation sur place est privilégiée.
Pour connaitre les versements effectués par votre service, consulter l'état général des fonds
