Définies par le code du patrimoine (art. L211-4), les archives publiques sont « les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission (…) ».

La conservation de ces archives est organisée dans l’intérêt public : elles sont imprescriptibles et inaliénables. Le maire ou le président de l’EPCI est responsable au civil et au pénal des archives de sa collectivité.

Les communes et les EPCI sont propriétaires de leurs archives (code du patrimoine art. L212-6 et 212-6-1) et doivent en assurer la conservation et la mise en valeur (code général des collectivités territoriales, art. L2321-2).

Pour en savoir plus : Les 6 points clés de l'archivage en communes et EPCI

Textes de référence :

- Code du patrimoine

- Code général des collectivités territoriales

A chaque renouvellement de municipalité, même s’il n’y a pas changement de maire, la rédaction d’un récolement des archives de la commune est obligatoire (art. 4 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes, modifié).

Il s’agit de dresser un état des lieux des archives sous la forme d’un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant) et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d’un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie. Les documents sont cosignés par le maire sortant et par le maire entrant, même s’il s’agit de la même personne, et établis en 3 exemplaires :

-      Le 1^er exemplaire est remis au maire sortant qui le conserve dans ses archives personnelles,

-      Le 2^ème exemplaire est conservé dans les archives de la commune,

-    Le 3^ème est envoyé au directeur des Archives départementales, au titre du contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives des collectivités territoriales.

Le récolement des archives dégage la responsabilité du maire sortant et engage celle du maire entrant pendant la durée de son mandat. Il permet de certifier de façon contradictoire l’existence des archives à un moment donné : il est donc particulièrement important en cas de perte éventuelle de documents, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 432-17 du code pénal).

Par analogie, il est recommandé de faire signer également au président de l’EPCI sortant et au président nouvellement élu un procès-verbal de prise en charge des archives. Le modèle de récolement sera alors adapté aux fonctions exercées par l’EPCI.

Pour les communes ayant connu une fusion depuis les dernières élections, c’est bien au maire de la commune siège de signer le procès-verbal de récolement pour les archives de l’ensemble des communes composant la commune nouvelle, même s’il existe une commune siège et des communes déléguées.

Documents utiles :

-       Circulaire préfectorale du 25 juin 2020  Récolement des archives communales  et intercommunales à effectuer suite aux élections municipales et des conseillers communautaires des 15 mars et 28 juin 2020.

-       Annexe 1 : précisions sur le récolement

-       Annexe 2 : modèle de procès-verbal

-       Annexe 3 : modèle de récolement

-       « Le récolement des archives », fiche pratique de l’Association des archivistes français

• Contrôle et conseil

Le directeur des Archives départementales est chargé du contrôle scientifique et technique de l’Etat auprès des communes, des groupements de communes et de leurs établissements publics afin de s’assurer de la bonne conservation des archives.

Au-delà de ce contrôle, les Archives départementales accompagnent et conseillent les collectivités dans la gestion de leurs archives : visites d’état des lieux, accompagnement dans des projets de locaux d’archivage, conseils sur le classement, le tri et l’organisation des archives au quotidien…

Pour en savoir plus : Les archives dans le bureau

• Dépôt des archives

Les Archives départementales conservent en dépôt les archives anciennes des communes de moins de 2000 habitants (code du patrimoine, art. L212-11).

Pour les communes de plus de 2000 habitants, si les conditions de conservation ne sont pas optimales et que les archives sont en péril, leur dépôt aux Archives départementales peut être prescrit par le préfet (code du patrimoine, art. R212-60 et R212-61).

• En cas de sinistre...

Inondations, incendie, infestations, vols : tout sinistre affectant les archives doit être signalé immédiatement aux Archives départementales. Des conseils seront délivrés ainsi que des contacts vers des prestataires spécialisés le cas échéant.

Plusieurs instructions ministérielles vous orientent pour déterminer la durée de conservation et le sort final des documents. Ces instructions peuvent être adressées sur demande à : archives@ardeche.fr

Les Archives départementales de l’Ardèche mettent à la disposition des collectivités un tableau de gestion simplifié réalisé à partir de ces instructions : les principales catégories de documents rencontrées en communes ou EPCI y sont présentées, par grandes thématiques.

Son application facilite la gestion des archives dans les bureaux et la conservation des documents à forte valeur.

Document utile : tableau de gestion

Le visa préalable des Archives départementales est obligatoire avant toute destruction d’archives publiques, qu’il s’agisse d’archives papier ou d’archives numériques, et ce, même si leur élimination est prévue par une circulaire ou le tableau de tri.

La collectivité souhaitant éliminer des documents établit un bordereau d’élimination, soumis pour visa au directeur des Archives départementales avant de procéder à la destruction.

En signant le bordereau, le maire ou le président de l’EPCI atteste ainsi que les documents n’ont plus d’utilité juridique ou administrative.

Il est recommandé de contacter les Archives départementales avant tout projet d’élimination.

Pour en savoir plus : Eliminer des archives publiques mode d'emploi

Documents utiles :

- Formulaire bordereau élimination format Excel

- Formulaire bordereau élimination format Open Office

Les archives doivent être conservées dans un local dédié, dans un bâtiment appartenant à la collectivité. Son aménagement correspond à des normes afin d’assurer la sécurité des documents contre le vol, l’incendie, les dégâts des eaux etc.

Pour en savoir plus : Les locaux dédiés aux archives

Tout projet de travaux, de construction, d’aménagement ou d’extension de bâtiments à usage d’archives doit être signalé aux Archives départementales. Les archivistes sont à votre disposition pour vous apporter conseils, appui et expertise technique pour mener à bien le projet.

Le SIAF (service interministériel des Archives de France) et le C2RMF (Centre de Recherche et de Restauration des Musées de France) mettent à disposition sur le portail France Archives une série de petits films pédagogiques sur la conservation préventive et curative des collections d'archives, de bibliothèque et de musée. 

Pour en savoir plus : Les films tutoriels sur France Archives

La restauration des documents répond à des normes et à des cahiers des charges précis et adaptés à chaque document (état, ancienneté). Les Archives départementales doivent être consultées avant tout projet de restauration (avis techniques sur les devis établis). En reliure comme en restauration, seuls des professionnels peuvent intervenir sur les documents.

La tenue des registres de délibérations et des arrêtés du Maire est encadrée par la réglementation pour protéger le document. La reliure exigée par la circulaire du 14 décembre 2010 est une reliure traditionnelle cousue réalisée à partir de matériaux neutres et stables, à l’instar de ce qui se fait pour les registres d’état civil. Les autres procédés ne sont pas autorisés.

Pour en savoir plus :

- Circulaire préfectorale du 14 juin 2023 relative à la tenue des registres de délibérations, décisions et arrêtés

- Circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 sur la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements

- « La tenue des registres des délibérations », fiche pratique de l'Association des Archivistes Français, fiche n°10 de la Direction générale des collectivités locales.

Les Archives départementales peuvent apporter aide et conseils pour les travaux de classement d’archives, que ceux-ci soient réalisés par la collectivité elle-même ou confiés à un archiviste professionnel, une société privée d’archivage ou au Centre de gestion de la Fonction publique de l'Ardèche.

Depuis 2000, la validité des documents numériques comme preuve juridique est reconnue, au même titre que les documents sur papier, à condition de pouvoir justifier de leur authenticité et de leur intégrité.

Les fiches d'informations à télécharger ci-dessous donnent la définition des archives numériques et les règles de bonne conservation des données numériques.

Pour tout projet d'organisation des archives numériques, contacter les Archives départementales.

Pour en savoir plus :

- les archives numériques

- l'archivage des données numériques