Officiers publics ou ministériels (notaires)

Sources fondamentales pour l'histoire des familles, et plus généralement pour l'histoire sociale et économique, les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels, dont les notaires, sont des archives publiques (article L211-4 al. c du code du patrimoine).

Les autres documents tenus par les études (dossiers clients, comptabilité...) sont des archives privées.

Les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement obligatoire dans un dépôt d'archives relevant des Archives de France (pour le département de l'Ardèche, aux Archives départementales de l'Ardèche).

Les minutes doivent être classées chronologiquement par exercice de notaires, identifiées et reliées ou conditionnées.

La communication d'actes de moins de 75 ans est soumise à l'autorisation préalable du président du tribunal de grande instance compétent (loi du 25 ventôse an 11, art. 23).

Le Versement aux Archives départementales

Les notaires ont l'obligation de verser aux Archives départementales leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans.

Pour les modalités pratiques de prise en charge, s'adresser aux Archives départementales de l'Ardèche (04.75.66.98.00 ou archives@ardeche.fr) pour fixer une date d'enlèvement. Un bordereau de versement sera alors établi. Après cotation et rangement des minutes et répertoires, un inventaire sera réalisé dont un exemplaire sera remis au notaire.

La communication aux Archives départementales

Dans le cadre de leur pratique, les études ont accès aux actes qu'elles ont versés.

La communication au public s'effectue en salle de lecture des Archives départementales dans le respect des délais fixés par le code du patrimoine : 75 ans à compter de la date de l'acte ou 100 ans à compter de la date de l'acte quand il concerne un mineur.