Communes et structures intercommunales

Pour en savoir plus sur les procédures de versement et d'élimination des archives, obtenir un rendez-vous ou un conseil sur l'archivage, contacter les Archives départementales au 04.75.66.98.00 ou à l'adresse archives@ardeche.fr


Les archives des communes et des EPCI (communautés de communes, communautés d'agglomération, syndicats...) : définitions et responsabilités

Définies par le code du Patrimoine (art. L 211-4), les archives publiques sont « les documents qui procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission (...) ».


Les archives des communes et des EPCI sont donc des archives publiques dont la conservation est organisée dans l'intérêt public : elles sont imprescriptibles et inaliénables. Le maire ou le président de l'EPCI est responsable au civil et au pénal des archives de sa collectivité.


Les communes et les EPCI sont propriétaires de leurs archives (Code du patrimoine art. L 212-6 et 212-6-1) et doivent en assurer la conservation et la mise en valeur (Code général des collectivités territoriales, art. L 2321-2). A chaque renouvellement de conseil municipal ou de l'organe délibérant, même s'il n'y a pas changement de maire ou de président, la rédaction d'un récolement des archives annexé à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives est obligatoire (article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes, modifié).


Textes de référence :

- Code du patrimoine

- Code général des collectivités territoriales


Le rôle des Archives départementales

  • Contrôle et conseil

Le directeur des Archives départementales est chargé du contrôle scientifique et technique de l'Etat auprès des communes, des groupements de communes et de leurs établissements publics. Le contrôle s'exerce sous plusieurs formes : délivrance d'un visa préalable avant toute destruction d'archives, visites de contrôle sur place portant sur les conditions de conservation, de classement et de communication, délivrance d'avis techniques préalables à tous travaux de construction ou d'aménagement de locaux d'archivage, de reliure ou de de restauration, de classement d'archives.


Au-delà du contrôle, les Archives départementales accompagnent et conseillent les collectivités dans la gestion de leurs archives. Elles sont à la disposition des collectivités pour effectuer des visites d'état des lieux des locaux d'archivage, délivrer des conseils sur le classement, le tri et l'organisation des archives au quotidien.

Pour en savoir plus : Les archives dans le bureau


  • Dépôt des archives

Les Archives départementales conservent en dépôt les archives anciennes des communes de moins de 2000 habitants (Code du patrimoine, art. L 212-11).

Pour les communes de plus de 2000 habitants, si les conditions de conservation ne sont pas optimales et que les archives sont en péril, leur dépôt aux Archives départementales peut être prescrit par le préfet (Code du patrimoine, art. R 212-60 et R 212-61).


  • En cas de sinistre...

Inondations, incendies, infestations, vols... Tout sinistre affectant les archives doit être signalé immédiatement aux Archives départementales. Des conseils seront délivrés ainsi que des contacts vers des prestataires spécialisés le cas échéant.


Connaitre la durée de conservation et le sort final des archives : le tableau de gestion

Pour connaitre la durée de conservation des documents, savoir repérer les documents à éliminer et ceux à conserver définitivement, il existe des instructions interministérielles qui déterminent la durée de conservation et le sort final des documents.

Les Archives départementales de l'Ardèche mettent à la disposition des collectivités un tableau de gestion simplifié réalisé à partir de ces instructions : les principales catégories de documents rencontrées en communes ou EPCI y sont présentées, par grandes thématiques.

Son application facilite la gestion des archives dans les bureaux (gain de place, de temps de recherches) et la conservation des documents à forte valeur ajoutée.

D'autres tableaux portant sur des compétences ou thématiques absentes du tableau de gestion simplifié peuvent être adressés sur demande à : archives@ardeche.fr

Document utile : tableau de gestion simplifié


Eliminations d'archives

Le visa préalable du directeur des Archives départementales est obligatoire avant toute destruction d'archives publiques, même si leur élimination est prévue par un texte ou le tableau de gestion.

La commune ou l'EPCI souhaitant éliminer des documents établit un bordereau d'élimination qu'il soumet pour visa au directeur des Archives départementales avant de procéder à la destruction.

En signant le bordereau, le maire ou le président de l'EPCI atteste ainsi que les documents n'ont plus d'utilité juridique ou administrative.

Il est recommandé de contacter les Archives départementales avant tout projet d'élimination.

Pour en savoir plus : Eliminer des archives publiques mode d'emploi

Documents utiles :

- Formulaire bordereau élimination format Excel

- Formulaire bordereau élimination format Open Office


Conservation des archives

Les archives doivent être conservées dans un local dédié, dans un bâtiment appartenant à la commune ou l'EPCI. Son aménagement correspond à des normes détaillées dans le document à télécharger ci-dessous.

Pour en savoir plus : Les locaux dédiés aux archives

Tout projet de travaux, de construction, d'aménagement ou d'extension de bâtiments à usage d'archives doit être signalé au préfet. Les Archives départementales peuvent en outre apporter conseils, appui et expertise technique pour mener à bien le projet.

La tenue des registres de délibérations, des arrêtés du Maire et les registres d'état-civil est encadrée par la réglementation dans le but de protéger les documents.

La reliure exigée par la circulaire du 14 décembre 2010 est une reliure traditionnelle cousue réalisée à partir de matériaux neutres et stables à l'instar de ce qui se fait pour les registres d'état civil. Les autres procédés ne sont pas autorisés.

- Circulaire préfectorale du 26 janvier 2012 sur la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements

- Circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 sur la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements

La restauration des documents est une technique distincte, répondant à des normes et à des cahiers des charges précis et adaptés à chaque document (état, ancienneté). Les Archives départementales doivent être obligatoirement consultées avant tout projet de restauration (avis techniques sur les devis établis).

En reliure comme en restauration, seuls des professionnels peuvent intervenir sur les documents.


Classement des archives

Les Archives départementales peuvent vous apporter aide et conseils pour faire classer vos archives, que ce soit par un/e archiviste professionnel/le, une société privée d'archivage ou en faisant appel au Centre de gestion de la Fonction publique de l'Ardèche


Et les archives numériques ?

Depuis 2000, la validité des documents numériques comme preuve juridique est reconnue, au même titre que les documents sur papier, à condition de pouvoir justifier de leur authenticité et de leur intégrité.

La fiche d'information à télécharger ci-dessous donne la définition des archives numériques et les règles de bonne conservation des données numériques.

Pour tout projet d'organisation des archives numériques, contacter les Archives départementales.

Pour en savoir plus : Les archives numériques

Centenaire 14 - 18

Accédez à la page du Centenaire

Venir aux Archives

Place André Malraux
07000 Privas
Horaires d’ouverture :
Lundi au vendredi :
8h15 - 12h
13h15 - 17h30 (17h le vendredi)
Accès à la salle de lecture :
Lundi au vendredi :
8h15 - 12h
13h15 - 17h (16h45 le vendredi) 
Plan d’accès

A retenir

  • Accédez directement à la bibliothèque des Archives départementales ici
  • Pour envoyer une carte postale de l'Ardèche, cliquez ici


Plan du site Infos légales FAQ Contact Maj du 29/11/2016
Propulsé par Archinoë